Việc hợp đồng điện tử ra đời và ứng dụng rộng rãi đang trở thành giải pháp tối ưu thay thế hợp đồng giấy truyền thống, qua đó giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa được quá trình sản xuất, mở ra nhiều cơ hội mới trong kinh doanh và quản lý.
Tuy vậy, việc áp dụng hợp đồng điện tử cũng có một số rủi ro tiềm ẩn như việc bảo mật thông tin, nguy cơ về gian lận cũng như tính pháp lý khi chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử và ngược lại...
Đây cũng là nội dung chính được thảo luận tại Diễn đàn hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi Số và phát triển thương mại điện tử với chủ đề “Phát triển hợp đồng điện tử an toàn,” do Bộ Công Thương tổ chức sáng nay (15/10), tại Hà Nội.
Nhiều ưu thế khi phát triển hợp đồng điện tử
Theo bà Lê Hoàng Oanh, Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương), chuyển đổi Số đã trở thành xu thế tất yếu, rõ rệt nhất là giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu suất, hiệu quả trong lao động cũng như giao dịch kinh doanh. Hơn nữa, việc chuyển giao công nghệ góp phần giảm các sai sót và đẩy mạnh tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường, giúp quy trình kinh doanh được cải tiến nhờ công nghệ kỹ thuật số cũng như giúp tăng năng suất hiệu quả kinh doanh.
Hơn nữa, khi chuyển đổi Số thành công, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí. Đơn cử, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm, trợ lý ảo chatbox… đã tiết kiệm được nhân lực, giúp đưa thông tin sản phẩm đến khách hàng nhanh chóng, giảm được chi phí cũng như chi phí thuê mặt bằng để giới thiệu sản phẩm.
Từ việc giảm chi phí hoạt động cũng như nâng cao hiệu lực, hiệu quả sản xuất-kinh doanh cho thấy chuyển đổi Số đã duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp và đây có thể coi là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp để tồn tại, phát triển.
Nghị định 85/CP: Cuộc cách mạng cho việc ứng dụng hợp đồng điện tử
Trong lĩnh vực thương mại, bà Oanh nêu dẫn chứng, hiện các doanh nghiệp có xu hướng triển khai số hóa các tài liệu thương mại, như: không giấy tờ, hoặc ở Nhật Bản khi các doanh nghiệp tham gia vào hệ thống có thể thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu với nhau mà không cần xuất trình bản giấy, hay chứng từ thương mại (như giấy phép, kiểm dịch, kiểm định… chứng nhận về chất lượng, vận đơn…).
Từ thực tế trên, theo bà , xu hướng sử dụng hợp đồng điện tử đã trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn và hợp đồng này được sử dụng phổ biến trên thế giới, không chỉ đem lại cho chính quyền lợi của doanh nghiệp mà còn là một trong những định hướng mà Việt Nam đã đưa ra nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt và theo kịp chuyển đổi Số quốc gia theo yêu cầu của Chính phủ.
Là một trong những đơn vị tiên phong trong việc triển khai chữ ký số và hợp đồng điện tử tại Việt Nam, ông Đỗ Quang Yên, Giám đốc Trung tâm Giải pháp C-SUITE CMC TS, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tổng công ty Công nghệ và Giải pháp CMC chia sẻ chuyển đổi Số là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp Việt Nam phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Ông thông tin nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống CRM, ERP, Big Data và AI để tối ưu hóa quy trình, tăng cường trải nghiệm khách hàng và chuyển đổi sang mô hình kinh doanh trực tuyến.
“Hợp đồng điện tử đóng vai trò 'nút thắt cuối cùng' trong chuỗi chuyển đổi Số, đảm bảo sự minh bạch và tự động hóa giữa các bên tham gia, từ khách hàng, đối tác đến quản lý nội bộ,” ông nói.
Còn theo ông Trần Mạnh Cường, Phó Tổng Giám đốc VNPAY, các nền tảng dịch vụ tích hợp là động lực quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả áp dụng hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp, trong đó về giải pháp “VNeDOC của VNPAY” không chỉ cung cấp sự an toàn cho khách hàng mà còn thúc đẩy quy trình ký kết nhanh chóng và thuận tiện.
“Với tính năng như dấu thời gian, chữ ký số và xác thực danh tính, VNeDOC mang lại sự an tâm và khả năng tra cứu bằng chứng rõ ràng, đồng thời, giải pháp chữ ký số VNPAY-CA cho phép thao tác nhanh chóng trên nhiều thiết bị, đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật cao, ngăn ngừa giả mạo và rút ngắn thời gian giao dịch,” đại diện VNPAY cho hay.
Hướng đến chuyển đổi Số toàn diện
Đánh giá của Cục Thương mại Điện tử và Kinh tế Số cho thấy, hợp đồng điện tử có nhiều lợi ích, không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí qua quá trình ký kết đến việc gửi hợp đồng giấy truyền thống mà khi sử dụng hợp đồng điện tử kết hợp chữ ký số với công nghệ bảo mật... cũng tăng tính xác thực và độ tin cậy của giao dịch và tính pháp lý rõ ràng.
Ngoài ra, khi áp dụng hợp đồng điện tử trong thương mại cùng với ứng dụng hóa đơn điện tử, nền tảng xác thực điện tử trên căn cước công dân… giúp nâng cao hiệu quả trong việc phòng tránh lừa đảo, trốn thuế, quản lý hàng giả… đảm bảo quyền lợi người tiêu dùng.
Mặc dù vậy, bà Oanh cũng chỉ ra rằng, việc áp dụng hợp đồng điện tử cũng có một số rủi ro tiềm ẩn. Đơn cử như việc bảo mật thông tin, nguy cơ về gian lận, bảo toàn tính toàn vẹn của hợp đồng hay việc mất mát dữ liệu… do vậy các bên giao kết hợp đồng có thể đối mặt với hậu quả nghiêm trọng như: lừa đảo, tổn thất tài chính, tổn hại uy tín…
Ngoài ra có thể rủi ro về mặt pháp lý khi sử dụng hợp đồng điện tử, không an toàn và hợp đồng điện tử cần tuân thủ các quy định của pháp luật như: giao dịch điện tử, an toàn thông tin. Nếu hợp đồng điện tử không đáp ứng các tiêu chuẩn này có thể dẫn đến hợp đồng giữa các bên không được công nhận về mặt pháp lý.
Vì vậy, để giảm thiểu những rủi ro nêu trên, theo bà Lê Hoàng Oanh, về phía Bộ Công Thương đã phối hợp với các bộ, ngành tham mưu trình Chính phủ văn bản để thực thi những vấn đề liên quan đến giao dịch hợp đồng trên môi trường điện tử (như: Luật Giao dịch điện tử sửa đổi, nghị định 52/CP; nghị định 85/CP…, trong đó hai nghị định này có một chương riêng về giao kết hợp đồng trong thương mại điện tử.)
Cùng đó, Bộ Công Thương đã công nhận cho các tổ chức cung cấp dịch vụ để chứng thực hợp đồng điện tử. Các tổ chức Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA) sẽ cung cấp hạ tầng số cho các doanh nghiệp, giúp người dân sử dụng hợp đồng điện tử được bảo vệ bởi công nghệ xác đáng, tin cậy, hướng tới việc kết nối kỹ thuật cũng như hỗ trợ bởi bên thứ 3 như: cơ quan thuế, ngân hàng, tổ chức tài chính, cơ quan giải quyết tranh chấp để giải quyết nghĩa vụ liên quan.
“Thời gian tới Bộ sẽ hoàn thiện hành lang pháp lý, các chính sách liên quan đến hợp đồng điện tử, bổ sung các chính sách liên quan đến giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, việc chuyển đổi hợp đồng từ bản giấy sang điện tử và ngược lại, bởi hiện nay theo quy định của pháp luật hiện hành vẫn chưa có quy định cụ thể về cách thức, điều kiện của hệ thống thông tin chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử và ngược lại,” bà Oanh nói.
Về phía doanh nghiệp, ông Trần Đăng Hòa, Chủ tịch công ty Trách nhiệm hữu hạn FPT IS thông tin từ năm 2020, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng các giải pháp giao kết và xác thực điện tử nhằm tăng hiệu quả hoạt động, bao gồm việc sử dụng các công cụ như chứng thực điện tử, ký số, eKYC, xác thực danh tính và hợp đồng điện tử.
Các nền tảng và dịch vụ liên quan đến quản lý giao dịch, chẳng hạn như FPT.CA, FPT.eSign, FPT.eKYC, và FPT.CeCA, đã được triển khai rộng rãi với mục tiêu đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và tuân thủ pháp lý cho các giao dịch từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) và doanh nghiệp đến khách hàng (B2C). Các giải pháp này đã được ứng dụng đa dạng trong các lĩnh vực như thương mại, tài chính, ngân hàng, lao động và quản lý nội bộ.
Trong khi đó, ông Nguyễn Đăng Triển, đại diện Tổng Công ty Viễn thông Viettel (Viettel Telecom) đề cao vai trò của chữ ký số và định danh xác thực trong việc đảm bảo an toàn và phòng ngừa gian lận trong giao dịch điện tử. Ông Triển chia sẻ, khi việc ký kết trên môi trường điện tử càng trở nên phổ biến thì chúng ta càng phải cẩn trọng hơn nữa.
Theo ông, việc sử dụng chữ ký số của đơn vị được cấp phép, có uy tín sẽ giúp bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, đặc biệt khi chữ ký số có đính kèm cả dấu thời gian và định danh eKYC tại thời điểm ký thì cả doanh nghiệp lẫn cá nhân tham gia ký kết tài liệu hay hợp đồng trên môi trường điện tử đều có thể yên tâm hơn cả bản giấy truyền thống.
Tại Diễn đàn, các doanh nghiệp tham gia đều đồng thuận rằng cần đẩy mạnh hơn nữa các chính sách liên quan đến hợp đồng điện tử để giải quyết những khó khăn thực tế. Các vấn đề như chi phí cao, thủ tục phức tạp và sự chấp nhận hạn chế từ các bên thứ ba (cơ quan thuế, ngân hàng…) vẫn là rào cản đáng kể.
Do đó, các doanh nghiệp mong muốn Chính phủ và các cơ quan chức năng sớm ban hành các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật để hợp đồng điện tử có thể được chấp nhận bởi bên thứ ba cũng như tăng cường sự hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi để hợp đồng điện tử trở thành công cụ giao dịch phổ biến. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh mà còn thúc đẩy sự minh bạch, an toàn trong các giao dịch, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh tế Số./.
