Thủ đô Hà Nội sau ngày giải phóng bộn bề với hàng trăm công việc hành chính cho việc tiếp quản Thủ đô và trong khối công việc “chồng chất” ấy, chính quyền non trẻ của Thủ đô đã nhanh chóng tiếp quản hồ sơ dữ liệu, triển khai thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch cho người dân trên địa bàn.
Việc quản lý được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người dân và tăng cường công tác quản lý của Nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch. Đến nay, số liệu hộ tịch của Thủ đô Hà Nội qua các thời kỳ không những được lưu giữ an toàn, mà còn được hệ thống hóa, hoàn thiện thống kê, quản lý chặt chẽ dữ liệu hộ tịch của nhiều thế hệ người dân Thủ đô.
Hơn một thế kỷ lưu giữ an toàn
Tại hầu hết các nước, hộ tịch của con người (từ khi sinh ra đến khi chết) đều được đăng ký, bao gồm khai sinh, kết hôn, ly hôn, nuôi con nuôi, giám hộ, thay đổi, cải chính hộ tịch, khai tử… Hoạt động này tạo cơ sở pháp lý để người dân được công nhận các quyền con người, quyền, nghĩa vụ công dân và để Nhà nước bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của họ, có biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, phục vụ thiết thực việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế-xã hội, quốc phòng-an ninh của đất nước.
Ở Việt Nam, vấn đề đăng ký và quản lý hộ tịch có lịch sử từ rất lâu đời. Trải qua các thời kỳ phong kiến, thực dân, hộ tịch luôn gắn với quản lý con người (“đinh”) và quản lý đất đai (“điền”), là hai vấn đề được thực hiện một cách bài bản, có hệ thống. Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được Nhà nước Việt Nam tiếp tục duy trì và phát triển. Trong bất kỳ điều kiện, hoàn cảnh nào, công tác hộ tịch đóng vai trò hết sức quan trọng, luôn được chú trọng thực hiện.
Hà Nội ngay sau ngày giải phóng tồn tại một số lượng lớn các hồ sơ hộ tịch của người dân Thủ đô qua các thời kỳ. Việc lưu trữ và tra cứu các hồ sơ hộ tịch này đóng vai trò đặc biệt cần thiết trong đời sống xã hội, liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân. Các hồ sơ này thể hiện việc Nhà nước ghi nhận những sự kiện quan trọng của một đời người từ khi sinh ra đến khi mất đi và có trách nhiệm bảo hộ các quyền nhân thân của cá nhân gắn liền với các sự kiện đó.
Ngày nay, tại Sở Tư pháp Hà Nội còn đang lưu trữ toàn bộ hồ sơ hộ tịch của người dân 36 phố cổ Hà Nội từ năm 1911 đến tháng 7/1956.
Bà Nguyễn Thị Hằng (Trưởng phòng hộ tịch có yếu tố nước ngoài, Sở Tư pháp Hà Nội - đơn vị được giao trách nhiệm lưu giữ các hồ sơ, tài liệu hộ tịch này, cho biết nhằm bảo quản tốt số hồ sơ, các cán bộ của Sở đã đóng từng tập tài liệu thành nhiều quyển, lưu theo hệ thống thời gian khoa học và hợp lý để thuận tiện trong công tác tra cứu. Ngoài ra, Sở còn bố trí riêng cán bộ tư pháp phụ trách việc bảo quản, tra cứu thủ công số hồ sơ hộ tịch này, phục vụ nhu cầu của người dân.
Hoàn thiện hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch
Với dân số trên 7 triệu người trải rộng khắp địa bàn 30 quận, huyện, thị xã, công tác quản lý hộ tịch trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện là một thách thức lớn, đòi hòi cần được hệ thống hóa đồng bộ hồ sơ hộ tịch ngay từ cấp cơ sở. Hiện tại, Hà Nội đang thí điểm triển khai thực hiện lưu trữ hồ sơ hộ tịch trên hệ thống tin học tại bốn quận nội thành, những địa bàn còn lại đang được từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần nâng cao chất lượng công việc hộ tịch, chứng thực của người dân. Trước mắt, yêu cầu các quận, huyện thực hiện đầy đủ việc ghi chép lưu trữ sổ hộ tịch, hồ sơ vụ việc, đáp ứng yêu cầu cập nhật thông tin về sau.
Bên cạnh đó, Sở Tư pháp Hà Nội còn thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại các quận, huyện, thị xã. Để tháo gỡ vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện, mỗi năm Sở ban hành hàng trăm văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, văn bản trả lời đơn thư của công dân, thực hiện xác minh theo yêu cầu về hộ tịch và giải quyết hàng chục hồ sơ thay đổi, cải chính và bổ sung điều chỉnh hộ tịch theo thẩm quyền; thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ tư pháp, hộ tịch để thống nhất thực hiện theo quy chuẩn chung, thuận tiện cho việc tra cứu, thống kê theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức và công dân.
Nhằm đưa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch vào nền nếp, Sở Tư pháp Hà Nội đã tổ chức nhiều đoàn kiểm tra về công tác này tại các quận, huyện, thị xã, qua đó chỉ ra tồn tại ở một số đơn vị.
Tại quận Nam Từ Liêm, việc lưu trữ, sắp xếp hồ sơ hộ tịch còn chưa khoa học, khó khăn cho việc tra cứu. Hồ sơ cải chính hộ tịch trong giấy khai sinh, phần ghi chú không ghi ngày thực hiện, căn cứ không ghi số quyết định cho phép cải chính.
Ở quận Bắc Từ Liêm, một số trường hợp thực hiện việc cải chính hộ tịch lẽ ra phải thực hiện cải chính trong cả sổ hộ tịch và bản chính giấy khai sinh, nhưng quyết định cho phép cải chính chỉ ghi cải chính nội dung trong giấy khai sinh… Những sai sót này đã được Sở Tư pháp rút kinh nghiệm chung trên toàn thành phố, nhằm tránh lặp lại sai sót.
Thực tế công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại Hà Nội thời gian qua cho thấy trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch theo pháp luật hiện hành còn rườm rà, bất cập, nhiều quy định còn thiên về việc tạo thuận lợi cho cơ quan quản lý nhà nước hơn là tạo thuận lợi cho người dân; việc tồn tại nhiều loại sổ sách, giấy tờ về hộ tịch đã gây bất lợi, tạo nhiều áp lực cho cả cơ quan nhà nước và người dân trong việc lưu giữ, bảo quản, sử dụng.
Trong thời gian tới, cùng với sự cần thiết ban hành Luật Hộ tịch, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại Hà Nội sẽ được thực hiện theo một “hành lang chung”. Theo đó, Hà Nội sẽ tăng cường đội ngũ công chức tư pháp-hộ tịch, tiến tới xây dựng chức danh hộ tịch viên; cải tiến sổ hộ tịch và phương thức đăng ký hộ tịch; thực hiện phân cấp hợp lý giữa đăng ký và quản lý hộ tịch; xây dựng mã số cá nhân…
Trên cơ sở này, Hà Nội chủ trương cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính, bảo đảm công khai, minh bạch, giảm chi phí và thủ tục, tạo không khí thuận lợi, thân thiện đối với người dân; xây dựng nền hành chính phục vụ nhân dân, không phải chờ dân đến, gọi dân lên để làm đăng ký, mà chủ động đến với người dân, phối hợp chặt chẽ với các ngành liên quan để làm tốt công tác này, bảo đảm quyền lợi của nhân dân, phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế-xã hội của Thủ đô và đất nước./.
