Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính tại Ủy ban Nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh. (Nguồn: www.govap.hochiminhcity.gov.vn) Lạm dụng bản sao có chứng thực trong thực hiện thủ tục hành chính đang là vấn đề gây nhiều bức xúc đối với người dân, gây tốn kém, lãng phí cho xã hội.
Trước phản ánh của người dân, đa số thông báo tuyển sinh, tuyển dụng đều yêu cầu các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực, thậm chí một số trường hợp mặc dù người dân đã nộp bản sao có chứng thực nhưng cán bộ công chức tiếp nhận hồ sơ vẫn yêu cầu xuất trình kèm bản chính để đối chiếu, Bộ trưởng Bộ Tư pháp Hà Hùng Cường cho biết theo Nghị định số 79, việc yêu cầu như vậy là chưa đúng.
Theo quy định của Nghị định này, khi thực hiện các thủ tục hành chính, người dân có quyền lựa chọn: Hoặc nộp bản sao giấy tờ đã có chứng thực hoặc người dân mang bản chính đến và bản photocopy văn bản cần sao để người tiếp nhận hồ sơ chịu trách nhiệm tự đối chiếu, tự chứng thực. Việc thông báo trong hồ sơ tuyển sinh, tuyển dụng như nói ở trên là chưa đầy đủ. Chính vì thông báo chưa đầy đủ như thế, nên vế thứ hai theo quy định của Nghị định chưa được quán triệt, thực hiện tốt, dẫn đến tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực, gây phiền hà cho người dân, lãng phí cho xã hội.
Theo thống kê, hàng năm có khoảng 100 triệu bản sao như vậy được thực hiện trên toàn quốc, gây tốn kém tiền của người dân. Nhiều trường hợp đã có bản sao chứng thực nộp trong hồ sơ nhưng vẫn yêu cầu đưa bản chính tới để đối chiếu. Bộ trưởng Hà Hùng Cường khẳng định trường hợp này là sai theo quy định của Chính phủ. Bản sao có chứng thực rồi thì theo quy định của Chính phủ được xem như bản chính, có giá trị sử dụng như bản chính.
Tuy nhiên, Bộ trưởng cũng nêu lên một thực tế, chất lượng chứng thực hiện nay chưa thực sự tốt, vẫn còn tình trạng tùy tiện trong chứng thực các bản sao, tình trạng giấy tờ giả vẫn còn… nên người tiếp nhận hồ sơ muốn chắc chắn với trách nhiệm sau này, mới yêu cầu như vậy.
Khắc phục thực tế này, Bộ trưởng cho biết, ngày 20/6 Thủ tướng đã có Chỉ thị số 17 yêu cầu chấn chỉnh hiện tượng lạm dụng bản sao trong việc thực hiện các thủ tục hành chính và yêu cầu đến ngày 31/3/2015 việc chấn chỉnh đó phải hoàn thành.
Hiện nay ở một số ủy ban nhân dân cấp xã, khi thực hiện bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của người dân, người có thẩm quyền không chấp nhận các giấy tờ, văn bản mà người dân đã photocopy mang tới, mà lại yêu cầu photocopy tại chỗ rồi thu tiền, sau đó mới tiến hành chứng thực. Về việc này, Bộ trưởng khẳng định nếu người dân đã photocopy bản chính rồi mang đến chứng thực thì người tiếp nhận hồ sơ phải tự kiểm tra, đối chiếu với bản chính và có trách nhiệm ký chứng thực bản sao đúng với bản chính. Đó là trách nhiệm của Nhà nước, của cán bộ, công chức, viên chức. Việc không chấp nhận bản photocopy của người dân mang đến mà yêu cầu người dân phải photocopy tại cơ quan mình thì về nguyên tắc là sai.
Tuy nhiên, Bộ trưởng chia sẻ có những tài liệu rất nhiều và phức tạp, chỉ cần sai một câu chữ, số liệu, dữ liệu nào đó, thì cán bộ chứng thực phải chịu trách nhiệm sau này, nhiều khi không đủ thời gian để đối chiếu nên họ chọn giải pháp photocopy ngay tại chỗ.
Bộ trưởng cho rằng, nếu Phòng Tư pháp cấp huyện đã có máy photocopy, hay ủy ban nhân dân cấp xã hiện nay phần lớn đã có máy photocopy, thì người dân nên mang bản chính đến yêu cầu phòng tư pháp, ủy ban nhân dân xã photocopy và chứng thực, để vừa thuận tiện cho mình, vừa đảm bảo sự an toàn cho công tác chứng thực của Nhà nước.
Một trường hợp phản ánh, khi đến ủy ban nhân dân xã yêu cầu chứng thực bản sao Bằng tốt nghiệp Đại học cùng Giấy khai sinh, nhưng chỉ được chứng thực Giấy khai sinh, còn Bằng tốt nghiệp Đại học phải đến Phòng Tư pháp để chứng thực. Giải thích về việc này, Bộ trưởng Hà Hùng Cường cho rằng, có thể Bằng tốt nghiệp Đại học do trường Đại học của Việt Nam cấp, nhưng lại có tiếng Anh, tiếng Pháp… mà việc quy định của pháp luật hiện nay về song ngữ chưa được rõ ràng, cụ thể. Vì thế, ủy ban nhân dân cấp xã rất ngại chứng thực các văn bản như vậy, mới đề nghị lên cấp huyện.
Bộ trưởng cho biết thêm, mới đây Bộ Tư pháp đã có hướng dẫn chung cho các tỉnh nhận diện “bản sao song ngữ” là bản sao bằng hai thứ ngôn ngữ đầy đủ các thông tin ở trong đó; do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp, thì lúc đó mới gọi là “song ngữ”. Bộ Tư pháp đang đề nghị Chính phủ đưa hướng dẫn đó vào nghị định của Chính phủ hướng dẫn về vấn đề bản sao./.
