Hiện nay, việc thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn về cơ sở kỹ thuật, nguồn nhân lực. Việc thực hiện hệ thống quản lý văn bản điện tử không thực hiện đồng nên các Bộ, cơ quan, địa phương vẫn chưa được kết nối với nhau thông qua các văn bản điện tử mà vẫn thông qua văn bản giấy.
Đây là nhận dịnh được đưa ra tại Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” do Đại học Nội vụ (Bộ Nội vụ) tổ chức ngày 1/9.
Trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Chính phủ đã đặt mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử. Thực tế những năn gần đây cũng cho thấy, văn bản điện tử đang có xu hướng dần thay thế văn bản giấy. Công tác lập hồ sơ và lưu trữ nguồn tài liệu điện tử đang được đặt ra cấp bách nhằm lưu trữ lâu dài nguồn thông tin dưới dạng điện tử.
Phát biểu tại hội thảo, Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường, Hiệu trưởng trường Đại học Nội vụ cho biết, để đáp ứng xu hướng điện tử hóa hệ thống quản lý văn bản, thông tin, trong 5 năm gần đây Đại học Nội vụ đã xây dựng giáo trình đào tạo lưu trữ văn bản điện tử và đưa vào giảng dạy.
“Hiện nay, các cơ sở đào tạo đang gặp khó khăn trong việc cập nhật những kiến thức mới về vấn đề lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử để phục vụ giảng dạy trong chuyên ngành thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Chúng tôi tổ chức hội thảo khoa học để học hỏi kinh nghiệp trong nước và quốc tế để hoàn thiện giáo trình đào tạo nghiệp vụ này,” Phó Giáo sư, Tiến sỹ Triệu Văn Cường nói.
Tiến sỹ Nguyễn Đức Vũ, Phó Giám đốc Trung tâm kỹ thuật Thông Tấn Xã Việt Nam cũng cho rằng số hóa tài liệu sẽ sớm trở thành xu hướng trong tương lai và cần phải tận dụng nguồn lực cộng đồng trong việc số hóa tài liệu cũ để tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu.
Mặc dù các chuyên gia đều cho rằng tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm hơn tài liệu giấy nhưng các chuyên gia cũng lưu ý việc bảo mật thông tin trong xử lý tài liệu.
Giáo sư, Tiến sỹ Larin M.V Viện trưởng Viện Văn bản học và Công tác lưu trữ toàn Nga cho rằng sử dụng hệ thống văn bản điện tử sẽ giúp bộ máy quản lý hành chính làm việc tốt hơn. Làm việc trên máy tính sẽ xử lý tài liệu nhanh hơn, cùng một lúc lập hồ sơ và xử lý được nhiều công việc. Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng có thể lưu trữ điện tử do tính bảo mật của thông tin. Vấn đề lưu trữ tài liệu được lâu dài cũng đang là thách thức lớn hiện nay.
Theo báo cáo, nhiều đơn vị cơ quan nhà nước đã có các quy định, yêu cầu cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản trong nội bộ mỗi cơ quan như: giấy mời, tài liệu họp, báo cáo, thông báo… Nhiều cơ quan cũng đã trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử.
Tuy nhiên, so với các yêu cầu đặt ra, các cơ quan nhà nước vẫn thực sự tạo nên một môi trường làm việc hiện đại, xây dựng được nền hành chính điện tử. Tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính chưa đạt được yêu cầu đề ra. Phần lớn các văn bản vẫn được trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống, nhiều cơ quan vẫn duy trì song song lưu trữ, gửi văn bản bằng điện tử và bằng giấy.
Những kinh nghiệm quốc tế đã đi trước trong việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ giúp Việt Nam khắc phục hạn chế của thực trạng lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử hiện nay để đạt được mục tiêu đến năm 2020, 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử./.